Styrande och redovisande dokument - varför uppdelningen fortfarande gör skillnad
I många organisationer lever ISO‑dokumentationen ett eget liv. Styrande texter och historiska underlag samsas i samma mappar, gamla versioner blir kvar, och det blir otydligt vad som faktiskt gäller. Här kan en tydlig uppdelning mellan styrande och redovisande dokument vara avgörande för både ordning och begriplighet.
Styrande dokument beskriver hur ni vill att arbetet ska genomföras framåt: policys, processer, rutiner/instruktioner, roller; alltså det som sätter ramar, riktning och förväntat arbetssätt.
Redovisande dokument visar i efterhand att ni följt planen: protokoll, riskbedömningar, mätresultat, avvikelser, internrevisioner, mål och uppföljningar.
Där styrande dokument är normerande och framåtriktade, är redovisande dokument bevisförande och bakåtblickande.
I praktiken gör uppdelningen stor nytta. Medarbetare som snabbt behöver “vad gäller?” hittar direkt till styrande delar utan att drunkna i historik. Kvalitets- och miljöansvariga kan arbeta med livscykel och ägarskap för det som styr, utan att störas av alla löpande registreringar. Och revisorer får en logisk turordning, först hur arbetet ska gå till, sedan bevisen på att det skett. Resultatet blir kortare ledtid, färre felkällor och färre dubbla sanningar.
Styrande = Hur vi ska göra
Redovisande = Vad vi har gjort
Varför vi håller oss kvar vid en kvarleva från gamla standarder
Äldre standardversioner betonade den här distinktionen tydligare. Förr talade man ofta uttryckligen om dokumenterade rutiner och om “records” (redovisande underlag). I dagens ISO‑utgåvor används det bredare begreppet dokumenterad information, som omfattar båda, utan att kräva särskild form eller struktur. Frihetsgraden är större, men behovet av en begriplig ordning har inte minskat.
Tvärtom: När standarden inte föreskriver formen blir det ännu viktigare att ni väljer en struktur som stödjer vardagen och revisionerna. Uppdelningen styrande/redovisande har därför fortsatt hög praktisk bärighet.
För att hålla det konkret kan man beskriva effekterna så här:
Styrande = hur vi ska göra: normerande, framåtblickande, kräver versionskontroll, granskning och tydligt ägarskap.
Redovisande = vad vi har gjort: bevis på genomförande, bakåtblickande, kräver spårbarhet, sökbarhet och tydlig tids-/ärendekoppling.
En viktig följd av uppdelningen är att varje kategori kan optimeras för sitt syfte. Styrande material mår bäst av stram versionering, tydliga giltighetsperioder och kommunikation vid ändring. Redovisande material mår bäst av god sökbarhet över tid, filtrering på period/ärende/process och stabil arkivering. När detta skiljs åt blir det också lättare att sätta behörigheter och skapa överskådliga ingångar: en väg in för “gällande sättet vi arbetar”, en annan för “bevis och uppföljning”.
I slutändan handlar det om orienterbarhet, att vem som helst snabbt kan svara på två frågor: Vad gäller? och Var ser jag att vi följt det som gäller? Om ni kan erbjuda två tydliga, separata och igenkännbara vägar in till de svaren så har ni redan undanröjt många av de vanligaste hindren för ett levande och revisionssäkert ledningssystem.
Läs mer om hur vi stöttar er i det kontinuerliga arbetet med ert ledningssystem.