Kartläggning av processer grundar kvalitetsarbetet

Helhetssyn över verksamheten

En processkartläggning visar hur alla delar av verksamheten hänger ihop. Istället för att se bara separata arbetsmoment får ni en översikt över hela flödet, från input till output. Detta är särskilt viktigt i komplexa organisationer där det lätt uppstår “stuprörs-tänk”.

När varje steg dokumenteras kan man se var det finns flaskhalsar, kvalitetsrisker, resursbrist eller andra problem.

När alla medarbetare ser processen visuellt blir det lättare att förstå hur deras arbete påverkar andra delar av verksamheten. Det ökar engagemang, ansvarstagande och samarbete. Detta gör det möjligt att förebygga fel innan de påverkar kunder eller medarbetare.

När processen är kartlagd blir det tydligt vilka rutiner som behövs och var de ska tillämpas. Det underlättar också internrevisioner, avvikelsehantering och kontinuerligt förbättringsarbete.

Processkartläggning visar tydligt hur resurser används i varje steg och var det finns överlappningar eller onödiga moment. Det ger möjlighet att förbättra flödet och frigöra tid och pengar.

Sköldpaddsmodellen – ett strukturerat sätt att kartlägga

Sköldpaddsmodellen är väldigt användbar vid processkartläggning eftersom den bryter ner processen i tydliga delar:

• Vad gör vi? – själva aktiviteten eller uppgiften.

• Hur gör vi det? – metoder, instruktioner, rutiner.

• Vem gör det? – ansvarig person eller roll.

• Med vad? – resurser som maskiner, utrustning, material, programvaror.

• Input – vad som kommer in till processen (material, information, instruktioner).

• Output – resultat eller leverans till nästa steg.

• Risker och kontroller – identifiera vad som kan gå fel och vilka kontroller som finns.

Genom att använda modellen kan man bryta ner en komplex process i hanterbara delar och dokumentera den på ett konsekvent och tydligt sätt. Det gör att arbetet blir mer strukturerat och att man lättare kan prioritera förbättringar.

En processkartläggning tar tid, men ger en ovärderlig grund för framtida effektivitet, kvalitet, samarbete, riskhantering och förbättring.

Behöver ni någon som leder er projektkartläggning?

Kontakta MIKA Gruppen så så hjälper vi er att kartlägga och analysera verksamheten på ett strukturerat sätt.